Eine fast klassische Situation, die dir sicherlich bekannt vorkommen wird: Kurz vor der Abgabefrist wird schnell noch die Steuererklärung zusammengeschrieben und es fehlen noch einige Rechnungsbelege, die man mit der Erklärung abschicken wollte. Trotz langwieriger Suche wollen die Dokumente sich nicht finden lassen und man ist komplett gestresst, weil die Abgabefrist bald abläuft und die Erklärung noch unvollständig ist. Mit Ach und Krach gibst du die Erklärung dann zwar unvollständig, aber doch noch ab. Du hoffst jedoch inständig, dass das Finanzamt nicht nach der fehlenden Rechnungskopie fragt, weil du sonst anstelle einer Steuererstattung womöglich eine Rückzahlung leisten müsstest. Hättest du bloß deine Rechnungskopien an einer Stelle gesammelt und nicht wie üblich dich erst in letzter Minute um deine Ablage gekümmert, wirfst du dir dann vor ….
Das Thema Dokumentenablage ist auch bei mir ein schwieriges. Es bringt einiges an Komplexität mit sich und verlangt ein stetes Durchhalten von mir ab. Dennoch gibt es Prinzipien, die mir sehr geholfen haben, meine wichtigsten Unterlagen strukturiert und digital abzulegen, ohne dabei den Überblick zu verlieren.
Nutze das 7 Ordner Prinzip für jeden “Ablagetopf”
Du verlierst schnell den Überblick, wenn du nicht eine grundsätzliche Idee hast, wo deine Dokumente liegen. Es ist daher wichtig, zumindest eine Kategorie im Kopf zu haben, zu welcher dein Dokument zugeordnet werden könnte. Allerdings ist Kategorisierung eine sehr individuelle Sache und zumindest bei mir ist es oft so, dass ich häufig Kategorien ändere, nach denen ich meine digitalen Dokumente strukturiere. Noch wichtiger aber, ob die Kategorie 100 % passt, ist es, dass dein Kategorienkonzept relativ stabil bleibt. Denn wenn du dieses immer wieder änderst, verlierst du sehr schnell wieder den Überblick, wo du was abgelegt hast, ganz zu schweigen von dem “Migrationsaufwand”, den du bei einer Neukategorisierung hast. Die Suche nach der perfekten Kategorisierung war sicherlich mein größter Fehler auf dem Weg zu einer gut sortierten und mir dienlichen digitalen Ablage, denn es gibt keine perfekte Kategorisierung! Daher verabschiede dich von Perfektion und überlege dir ein grobes Konzept, welche Kategorien deine privaten Unterlagen oder deine Ablage haben soll.
Wichtig ist hier jedoch, dass du nicht unendlich viele Kategorien und Ordner anlegst, um dort deine Dokumente einzuordnen. Ein zweites essentielles Prinzip ist es nämlich, dass du auf einmal sagen können musst, was sich innerhalb eines Ablageorts befindet. Und dabei hilft dir das “7 Ordner Prinzip”! Das “7 Ordner Prinzip” bedeutet grundsätzlich, dass du nicht mehr als sieben Ordner (= Kategorien) innerhalb einer Ablageebene anlegen sollst. Denn unser Gehirn hat nur eine begrenzte Kapazität, was die Verarbeitung unterschiedlicher Kategorien angeht und zwischen fünf bis sieben unterschiedliche Kategorien auf einmal ist ein guter Wert, welcher auf einen Blick von deinem Gehirn verarbeitet werden kann. Natürlich kannst du selbst experimentieren und auch mit mehr oder weniger Ordnern pro Ebene arbeiten, falls du etwa sagts acht ist ne gute Zahl, die du auf Anhieb erfassen kannst. Bei persönlich sind das sechs Ordner, mit denen ich meine persönliche digitale Ablage strukturiere:
- “01. Orga”: Alles, was seltener gebraucht, aber dennoch zur Hand sein soll, wenn nötig (Abschlussdokumente, Geburtsurkunde, Passkopie etc.)
- “02. in progress” : Alle Verträge, die aktuell laufen und aktuelle Projekte
- “03. temp”: Alles, auf das ich nur temporär Zugriff brauche, wie etwa Tickets und was danach getrost gelöscht werden kann …
- “04. inspiration”: Suchergebnisse für Onlinerecherchen, die noch kein Platz im Bereich “aktuelle Projekte” haben und Fotos
- “05. tools”: Hauptsächlich Vorlagen und Software
- “06. umspeichern”: mein “Junkdrawer”
Du siehst, diese Kategorien machen für deine persönliche Ablage vielleicht gar keinen Sinn, daher überleg dir bitte eigene Kategorien und probiere diese für einige Zeit aus. Ganz wichtig ist aber auch, dass du so etwas wie einen “Junkdrawer” definierst, wo du Dinge abspeichern kannst, die nicht in andere Kategorien passen, die du aber aufbewahren willst. Diesen Ordner solltest du auch von Zeit zu Zeit (bei mir jedes halbe Jahr, aber je nachdem, wie viel Speicherplatz du dafür reservieren willst) leeren und die dort enthaltenen Dokumente lokal archivieren. Solltest du diese nach 2-3 Jahren nicht mehr suchen, dann kannst du dein lokales Archiv löschen. Lege einfach eine Kopie deines “Junkdrawer” lokal an mit Datum und stell dir einen Termin für in 3 Jahren ein, um den Inhalt zu löschen. Falls du innerhalb der 3 Jahre auf das Archiv zugegriffen hast und dort ein Dokument rausgefischt hast, ändere das Datum auf den Tag des Zugriffs und spiel das Spiel von vorne.
Das schöne an digitalen Kategorien ist, dass du diese sehr stark in die Tiefe verschachteln kannst, was analog nicht so einfach geht (probiere mal deine Aktenordner mit Unterkategorien zu versehen … spätestens ab der zweiten Unterebene verliere ich den Überblick!). Digital geht das perfekt und so kannst du auf jeder Unterebene wieder neue Kategorien definieren, möglichst nicht mehr als fünf bis sieben, aber schau, dass es Sinn macht, etwa wenn du, so wie ich im Archivordner all deine bisherigen Mietverhältnisse abgelegt hast, dann kannst du getrost für jede vergangene Wohnung einen Ordner anlegen und musst da nicht krampfhaft Kategorien erfinden und bei jedem Umzug neu denken.
Du wirst mit dem “7 Ordner Prinzip” nicht alle Kategorien deiner Unterordner auswendig kennen, aber du wirst immer eine ungefähre Ahnung haben, wo sich was genau befindet. Denn sobald eine Kategorie klar ist, wirst du dich nur noch entlang des Dateipfades durcharbeiten, um an deine Dokumente zu kommen.
Nun hast du den Überblick über all deine Dokumente gewonnen, aber wie hältst du diese sicher?
Cloud oder lokale Dokumentenablage, was ist besser?
Prinzipiell empfehle ich beides! Speicher deine Dokumente einmal lokal und einmal in der Cloud ab, damit du immer ein Backup deiner Dokumente hast. Natürlich kannst du deine Dokumente via NAS oder externen Speichern auch gänzlich lokal ablegen, aber da brauchst du etwas mehr Disziplin, denn du musst dafür sorgen, dass regelmäßig ein Backup deines Verzeichnisses erfolgt. Und auch bei automatischen Backups musst du trotzdem etwas stringenter monitoren, dass auch wirklich ein Backup deiner Daten besteht und die NAS nicht die Verbindung verloren hat oder Ähnliches … Ebenso musst du bei einer gänzlich lokalen Speicherung bedenken, dass bei einem Brand oder einer anderen Katastrophe all deine Dokumente komplett weg wären, sofern du nicht noch ein Backup an einem anderen Ort organisiert hast (z. B. NAS bei deinen Eltern aufgebaut oder Festplatte bei engen Freunden oder Festplatte im Bankschließfach hinterlegt). Dieser Katastrophenfall ist zwar unwahrscheinlich, aber nicht auszuschließen und um ehrlich zu sein, brauche ich viele Unterlagen auch öfter unterwegs, auch wenn ich meinen Laptop nicht dabei habe … Daher arbeite ich sehr gerne mit Cloud speichern, das geht sowohl via bekannter Cloud Speicher Anbieter, bei denen du gegebenenfalls zusätzlichen Speicherplatz einkaufen musst oder du gehst direkt zu einem Hosting Anbieter und kaufst dir bei Bedarf immer mehr Speicherplatz dazu und bist damit auch etwas flexibler aufgestellt. Wie auch immer du es anstellst, ein Problem hat die Ablage in der Cloud: Deine Daten sind in der Cloud von jedem mit deinen Zugriffsdaten auf deinen Cloudaccount zugreifbar! Daher ist ein sicherer Umgang mit deinen Zugangsdaten als auch mit den Dokumenten, die du hochlädst, sehr wichtig:
- Nutze ein starkes Passwort und speichere es in einem Passwortmanager bzw. kenn es auswendig
- Nutze mindestens einen zweiten Authentifizierungsfaktor für deinen Cloudaccount, besser auch einen Dritten (ließ gerne dazu meinen Blogpost )
- Verschlüssele die Dokumente, die du hochlädst!
Was Verschlüsselung angeht: Du kannst dich in das Thema PGP Verschlüsselung einarbeiten und alles, was du hochlädst, ordentlich verschlüsseln, aber darfst auf keinen Fall dein Schlüsselmaterial verlieren, sonst kommst du im Zweifel nicht mehr an deine Dokumente dran… Du kannst aber auch deine Dokumente mittels der formateigenen Sicherungstools mit einem Passwort sichern (auch hier bitte mit starken Passwörtern arbeiten!). PDF Dokumente etwa lassen sich gut Passwort sichern. Und alles, was du nicht mittels formateigenen Sicherungstools sichern kannst, legst du in Zip-Archiv, die du dann wieder Passwort sichern kannst. Natürlich musst du dann immer deine Dateien entzippen und das alte Zip-Archiv löschen, um Daten in deinen Ordnern verändern zu können. Aber ich denke, das ist ein gut verträglicher Schmerz für die zusätzliche Sicherheit, die man dadurch bekommt. Sensible Dokumente solltest du allerdings lieber mittels PGP verschlüsseln und deine Schlüssel sicher aufbewahren. Mehr dazu kommt in einem anderen Blogpost.
Wie viele Dokumententöpfe brauchst du?
Bitte versuche für deine private Ablage nur mit einem Kategorie-Set auszukommen. Ich ertappe mich häufig damit, dass ich je nach genutztem Cloud-Dienst unterschiedliche Kategorien anlege und dann schnell wieder den Überblick verliere … Wenn du unbedingt unterschiedliche Cloud Anbieter nutzen willst, dann mach das gegebenenfalls wenn du an separaten Projekten oder mit geteilten Ordnern arbeitest, auf welche mehrere User zugreifen müssen. Hier hilft auch das “7 Ordner Prinzip”, um besseren Überblick zu behalten, aber dieses muss nicht so stringent sein wie bei der privaten Ablage, weil viele Kategorien projektspezifisch sind und sich aus dem Projekt heraus ergeben. Konzentrier dich erst einmal auf deine privaten Dokumente, bevor wir uns dem schwierigen Thema Kooperation und Projektmanagement widmen.
Probier dein Ablagesystem für mindestens zwei Monate aus und versuche alles digital Gespeicherte in diese eingangs festgelegten Kategorien einzuordnen. Wenn die festgelegten Kategorien dennoch Probleme machen sollten, kannst du diese nach den initialen zwei Monaten etwas anpassen. Ich hoffe, du hast so nach mindestens drei Iterationen deine Kategorien gefunden und kannst dann konsistent über mehrere Jahre Dokumente ablegen und was noch viel wichtiger ist, nach relativ kurzer Zeit auch wiederfinden!