Die Menge an Verträgen – sei es für Versicherungen, Mobilfunk, Mieten oder Abonnements – wächst stetig an. Hinzu kommen analoge und digitale Verträge, die über verschiedene Kanäle, wie Papier oder E-Mail, eintreffen. Um den Überblick zu behalten, ist eine durchdachte und einfache Lösung gefragt. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du deine Vertragsdokumente stressfrei organisierst und stets im Griff hast.In meinem Blogpost zum Thema „Archiviere deine Vertragsdokumente richtig!“ bin ich bereits auf die Bedeutung von E-Mails als Verträge eingegangen. Viele denken bei Verträgen ausschließlich an Papierdokumente, doch auch digitale Bestätigungen in Form von E-Mails sind genauso verbindlich. Du benötigst für all deine Verträge – ob analog oder digital – eine zentrale, gut strukturierte und zugängliche Ablage. Doch was bedeutet das konkret?
Habe eine zentrale, digitale Ablage für ALLE deine Verträge
Besonders wichtig ist es, auch deine analogen Verträge in eine digitale Form zu bringen. Hierbei ist das Abscannen deiner Dokumente der erste Schritt. Sobald du sie digitalisiert hast, sollten diese Dokumente gemeinsam mit deinen E-Mail-Verträgen in einer zentralen Ablage verwaltet werden. So hast du jederzeit Zugriff und musst nicht nach Papierordnern suchen.
In meinem Blogpost zum Thema “zentrales Ablagesystem” habe ich bereits beschrieben, wie essenziell es ist, ein strukturiertes und leicht zugängliches System für deine Verträge zu etablieren. Die Idee dahinter ist simpel: Halte die Verzeichnisstruktur flach, sodass du schnell an deine Dokumente kommst. In meiner persönlichen Organisation speichere ich beispielsweise laufende Verträge in einem Ordner „in progress“ und ordne sie weiter unter „Verträge“ -> „Vertrag XYZ“. Diese Struktur hilft mir, schnell den gewünschten Vertrag zu finden, ohne mich durch unzählige Unterordner wühlen zu müssen.
Verschlüssele deine sensiblen Daten
Da Verträge oft sensible Informationen enthalten, solltest du auf den Schutz deiner Daten achten. Besonders, wenn du Dokumente in einem Cloudspeicher ablegst, ist eine Verschlüsselung unverzichtbar. Viele PDF-Programme bieten integrierte Verschlüsselungsoptionen. Der Acrobat Reader etwa verschlüsselt Dokumente mit einer 256-Bit-AES-Verschlüsselung, sobald du sie mit einem Passwort sicherst. Die 256-Bit-AES-Verschlüsselung gilt als äußerst sicher – selbst Supercomputer benötigen extrem lange, um solche sie zu knacken. In den USA ist die AES-Verschlüsselung für staatliche Dokumente mit höchstem Geheimhaltungsgrad zugelassen (siehe hier).
Aber Achtung: Die Verschlüsselung selbst ist nicht das größte Problem – viel wichtiger ist es, deine Schlüssel sicher aufzubewahren! Es passiert häufiger, dass Nutzer ihre Schlüssel verlieren und somit keinen Zugriff mehr auf ihre eigenen Daten haben. Hier hilft ein Passwortmanager. Solche Programme bieten dir die Möglichkeit, nicht nur deine Verschlüsselungsschlüssel, sondern auch andere wichtige Daten, wie deine Vertragsnummer, oder Kundennummer zum dazugehörigen Vertrag, sicher zu speichern. Mehr dazu findest du in meinem Beitrag über Passwortmanager (hier).
Behalte die Kündigungsfristen im Blick
Ein letzter Tipp: Behalte deine Kündigungsfristen im Auge. Markiere das Kündigungsdatum in deinem Kalender – mindestens einen Monat vor Ablauf der Frist. So vermeidest du unnötige Kosten und hast genug Zeit, einen möglichen neuen Anbieter zu finden. Noch effizienter ist es, den Vertrag direkt nach Abschluss zu kündigen, besonders wenn du dich für ein Jahr oder länger verpflichtest. Trage dir dann eine Erinnerung ein, um rechtzeitig nach Alternativen zu suchen.
Fazit
Die Verwaltung deiner Verträge muss kein stressiger Kraftakt sein. Mit einer zentralen digitalen Ablage, einer flachen Verzeichnisstruktur und der richtigen Sicherheitsvorkehrung bist du auf der sicheren Seite. Denke daran, analoge Verträge zu digitalisieren, verschlüssele deine Daten und sichere deine Schlüssel sorgfältig. So hast du nie wieder Stress bei der Verwaltung deiner Verträge.
Checkliste
- Lege alle Verträge, sowohl digital als auch analog, in einer zentralen Ablage mit einer flachen Verzeichnisstruktur ab.
- Scanne alle Papierverträge, um sie digital ablegen zu können
- Speichere auch Bestätigungen per E-Mails als Verträge in dein Ablagesystem.
- Verschlüssele alle Verträge, die du in der Cloud speicherst, und sichere die Schlüssel in einem Passwortmanager.
- Setze eine Kalendererinnerung mindestens einen Monat vor Ablauf der Kündigungsfrist, um rechtzeitig kündigen zu können.