In einer Welt, in der digitale Transaktionen und Kommunikation unseren Alltag prägen, ist es unerlässlich, über eine effiziente Methode zur Verwaltung von Verträgen und Dokumenten zu verfügen. Vielleicht hast du schon in einem meiner früheren Blogbeiträge über die digitale Ablage und die Organisation von E-Mails gelesen, aber heute möchte ich die Bedeutung dieses Themas, insbesondere im Hinblick auf die Aufbewahrung und Verwaltung von Verträgen, vertiefen.
Immer mehr Verträge werden digital abgeschlossen und landen direkt im E-Mail-Postfach
Oft ist es dann schwer zu erkennen, welche Verträge wirklich wichtig sind, da sie neben anderen E-Mails wie Newslettern und anderen Mitteilungen harmlos im Postfach schlummern. Aber wenn du plötzlich einen Garantiefall für deine Bestellung hast oder die Buchungsnummer für ein Hotel benötigst, das du vor Monaten gebucht hast, kann die Suche in deinem E-Mail-Postfach frustrierend sein. Vielleicht bist du gerade im Ausland und dein mobiler E-Mail-Client hat alte E-Mails gelöscht und musst dich in dein Cloud-Postfach einloggen, um von unterwegs nach der Bestätigung zu suchen.
Darum ist eine separates Speichern und Ablegen auch für Emails wichtig
Vielleicht hast du auch schon die Erfahrung gemacht, dass dein E-Mail-Anbieter alte Nachrichten löscht, um Platz zu sparen, oder dass dein Postfach überfüllt ist und wichtige E-Mails im digitalen Nirwana verschwinden. In solchen Fällen ist ein dedizierter Speicherplatz in der Cloud unerlässlich. Bewahre daher alle Auftragsbestätigungen, Reisebuchungen, Online-Rechnungen und andere wichtige Dokumente sicher in deinem Cloud-Speicher auf. Besonders wichtige Dokumente solltest du zusätzlich physisch ablegen. Ebenso gibt es Dokumente, die du für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren musst, zum Beispiel Belege für deine Steuererklärung, Gehaltsabrechnungen für deine Rentenversicherung, Versicherungspolicen und gültige Verträge für Strom oder Telefon. Handwerkerrechnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, ebenso wie Kontoauszüge, die allerdings oft nur eine begrenzte Zeit online verfügbar sind. Diese Fristen gelten vor allem für Privatpersonen. Für Unternehmen ist die sorgfältige Archivierung von E-Mails und die Abstimmung mit Steuerberatern und Anwälten unerlässlich.
Wie soll ich meine analogen Vertragsdokumente in dieses System integrieren?
Neben der digitalen Kommunikation gibt es auch noch die postalische Korrespondenz, die in manchen Fällen digitalisiert werden sollte, um sowohl eine digitale Kopie als auch das physische Dokument zu haben. Denn in der Regel lassen sich die Dokumente in digitaler Form viel besser recherchieren als in den analogen Ordnern, weil man nach Zeiträumen oder Stichworten suchen kann. Die Entscheidung, ob du deine Vertragsunterlagen lieber per Post zugeschickt bekommst oder nicht, ist meist auch eine Kostenfrage. Oft ist es günstiger, alle Unterlagen in digitaler Form zu erhalten. Vielleicht ist es dir aber auch lieber, die Unterlagen per Post zu erhalten, z.B. bei Versicherungen, damit du immer daran erinnert wirst, ob du sie noch brauchst oder ob du nicht lieber nach einem günstigeren und passenderen Angebot suchen möchtest.
Fazit: Nimm dein E-Mail-Postfach als Vertragseingangsmedium ernst!
In jedem Fall ist es wichtig, dass du dein E-Mail-Postfach als Vertragseingangsmedium ernst nimmst und alle Vertrags-E-Mails separat (= in deinem Cloud-Speicher) ablegst, um Stress und Ärger zu vermeiden, wenn du sie später benötigst. Die richtige Organisation und Aufbewahrung deiner digitalen Dokumente kann dir viel Zeit und Mühe ersparen und sicherstellen, dass du jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen kannst.
Checkliste
- Bestimme einen E-Mail-Account, den du für vertragsrelevante Kommunikation nutzen willst.
- Stelle sicher, dass dieser Account genügend Speicherplatz bietet (mindestens 5 GB), vielleicht lohnt es sich, dafür keinen kostenlosen Account zu nutzen, da du so mehr Einfluss auf die Leistungsvereinbarungen hast.
- Wenn du noch keinen digitalen (Cloud-)Speicher hast, richte dir einen ein, hier findest du Tipps, wie du vorgehen kannst.
- Lege jede E-Mail, die als Bestätigungsmail, Vertrag oder Rechnung gekennzeichnet ist, in deiner digitalen Ablage ab.
- Tipp: Nutze den Archivierungsservice deines Emailproviders, für die meisten dort eingehenden Dokumente sollten 5 Jahre Archivierungszeit kein Problem sein.