Spätestens seit der Pandemie sind digitale Unterschriften aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Dokumente werden nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und per Post verschickt – stattdessen nutzen viele elektronische Alternativen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es ist schneller, praktischer und spart den Aufwand, einen Termin nur für eine Unterschrift zu vereinbaren.
Doch Vorsicht: Nicht jede digitale Unterschrift ist gleich. Je nach Dokument oder Vertragstyp solltest du genau prüfen, welche Art von elektronischer Signatur rechtlich erforderlich ist. In diesem Blogpost erkläre ich dir die Grundlagen und die Unterschiede zwischen den verschiedenen Unterschriftsarten. So bekommst du eine Orientierung, ohne dich in der Komplexität des Themas zu verlieren.
Die drei Arten von digitalen Unterschriften
- Einfache elektronische Signatur: Diese Form ist die simpelste Variante: Ein Scan deiner handschriftlichen Unterschrift oder eine digitale Darstellung, wie sie oft bei PDF-Dokumenten verwendet wird. Sie ist schnell erstellt, aber auch einfach zu fälschen.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Hier kommt kryptografische Technologie ins Spiel. Die fortgeschrittene elektronische Signatur basiert auf einem Zertifikat und technischen Sicherheitsmechanismen, wie Tokens. Allerdings muss die unterschreibende Person nicht nachweisen, dass sie tatsächlich die Signatur geleistet hat – es fehlt die Identifikation.
- Qualifizierte elektronische Signatur: Die sicherste und rechtlich bindendste Variante. Wie die fortgeschrittene elektronische Signatur ist sie kryptografisch geschützt, allerdings wird die Identität der unterschreibenden Person durch einen offiziellen Prozess (z. B. Online-Ident-Verfahren) verifiziert, bevor der Signaturdienst genutzt werden kann.
Was bedeuten diese Unterschiede in der Praxis?
Für viele Verträge reicht die einfache elektronische Signatur aus, insbesondere bei Dokumenten, die keiner schriftlichen Form bedürfen – wie Kaufverträge oder unbefristete Mietverträge. Allerdings solltest du dir bewusst sein, dass diese Unterschrift relativ leicht reproduziert werden kann und daher weniger rechtssicher ist.
Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur ist die Fälschung zwar deutlich schwieriger, aber es bleibt kompliziert, zweifelsfrei nachzuweisen, dass du die Signatur selbst geleistet hast – schließlich erfolgt keine Identifikation.
Die qualifizierte elektronische Signatur hingegen bietet höchste Sicherheit: Sie ist nahezu fälschungssicher und eindeutig deiner Person zuzuordnen. Das macht sie ideal für Verträge, die eine strengere Form erfordern, wie etwa Arbeitsverträge, befristete Mietverträge oder notariell beglaubigte Dokumente.
Wann solltest du welche Unterschrift nutzen?
Die Wahl der passenden Signatur hängt vom Dokumenttyp und den rechtlichen Anforderungen ab:
- Einfache elektronische Signatur: Für einfache Dokumente und Verträge, die keine schriftliche Form erfordern.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Eine gute Option, wenn du ein höheres Sicherheitsniveau benötigst, aber keine Identitätsprüfung notwendig ist.
- Qualifizierte elektronische Signatur: Essentiell für Dokumente, die rechtlich bindend sein müssen und bei denen deine Identität nachgewiesen werden soll.
Wenn dein Vertragspartner keine Möglichkeit hat, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen, solltest du bei sensiblen Dokumenten auf eine handschriftliche Unterschrift zurückgreifen.
Fazit
Ich hoffe, dieser Überblick hat dir geholfen, die verschiedenen Arten von digitalen Unterschriften besser zu verstehen. Überlege dir bei jedem Vertrag, welche Anforderungen an die Unterschrift gestellt werden, und entscheide entsprechend. Für einfache Vereinbarungen ist die elektronische Unterschrift oft ausreichend. Aber bei rechtlich sensiblen Verträgen kann es sinnvoll sein, auf eine qualifizierte elektronische Signatur oder sogar die klassische handschriftliche Unterschrift zurückzugreifen.
Am Ende zählt, dass deine Dokumente nicht nur praktisch, sondern auch rechtssicher unterzeichnet werden!
Checkliste:
- Informiere dich über die verschiedenen Arten von digitalen Unterschriften.
- Kläre, ob der Vertrag schriftliche Form erfordert und welche Signaturart nötig ist.
- Nutze einfache elektronische Signaturen nur für Dokumente ohne hohe rechtliche Anforderungen.
- Setze qualifizierte Signaturen für rechtlich bindende Verträge mit Identitätssicherung ein oder ziehe eine handschriftliche Unterschrift in Betracht.