Eine der Hauptursachen für digitalen Stress und Ablenkung ist die übermäßige Abhängigkeit von digitalen Hilfsmitteln, ohne ein klares System zu haben. Das trifft besonders im Arbeitsalltag zu, wo verschiedene Programme für unterschiedliche Aufgaben genutzt werden, aber auch im Privatleben, wo der digitale Medienkonsum ohne klare Grenzen schnell überhand nehmen kann.
Die Last zu vieler Anwendungen
Ein Beispiel: Ich habe für mein persönliches Aufgabenmanagement ein Kanban-System genutzt und wollte etwas Ähnliches auch bei der Arbeit einführen. Doch mein Unternehmen hatte das mir vertraute Programm nicht lizenziert, sodass ich auf eine Alternative innerhalb von MS Teams umsteigen musste.
Anfangs war ich von der neuen Software überfordert. Sie bot viele zusätzliche Funktionen, etwa die Möglichkeit, Aufgaben mit einem einzigen Klick aus E-Mails oder Nachrichten zu erstellen, während ich vorher nur die wirklich notwendigen Aufgaben manuell kopiert und eingefügt hatte. Doch anstatt mir Zeit zu sparen, führte diese Automatisierung zu einem überladenen Aufgabenboard, das mich eher ausbremste als unterstützte.
Natürlich gibt es Argumente dafür, eine komplexe Anwendung vollständig zu beherrschen, um die Effizienz zu maximieren. Aber je umfangreicher eine digitale Lösung ist, desto mehr Zeit erfordert ihre Verwaltung. Wenn dann noch mehrere verschiedene Werkzeuge zum Einsatz kommen, die alle ihre eigenen Anforderungen und zusätzlichen Arbeitsaufwände mitbringen, bleibt immer weniger Zeit für die eigentliche produktive Arbeit.
Das Kernprinzip: Definiere das Problem, bevor du nach einer Lösung suchst
Die zentrale Erkenntnis? Wirf nicht einfach leistungsstarke Programme auf ein vage definiertes Problem. Stattdessen solltest du ein klares System entwickeln, das genau festlegt, was erreicht werden soll, bevor du ein passendes Hilfsmittel auswählst.
Stelle dir vor der Einführung einer neuen Software folgende Fragen:
1. Welches konkrete Problem möchte ich lösen?
2. Habe ich bereits ein vorhandenes Programm, das diese Anforderung erfüllt?
3. Bietet das neue Hilfsmittel einen echten Mehrwert oder erhöht es nur die Komplexität?
Falls dich das Thema interessiert, findest du eine ausführlichere Diskussion dazu in diesem Beitrag: Die besten Apps für mehr Produktivität – Gibt es sie wirklich?
Aufgabenmanagement: Ein systematischer Ansatz
Viele von uns kennen die grundlegenden Prinzipien des Aufgabenmanagements:
- Halte alle Aufgaben in einem verlässlichen System fest.
- Überprüfe regelmäßig deine Prioritäten und passe sie an.
Doch um Aufgaben erfolgreich zu erledigen, reicht es nicht aus, sie nur zu organisieren – du musst dir auch die nötige Zeit dafür nehmen. Deshalb bin ich fest davon überzeugt, dass ein Kalender unverzichtbar ist, um Prioritäten effektiv zu managen.
Ich habe dieses Konzept bereits ausführlich in diesem Beitrag beschrieben: Meistere deinen Kalender: Mehr Produktivität und weniger unnötige Meetings
Die wesentlichen Punkte sind:
- Überprüfe deine wichtigsten Aufgaben täglich und reserviere feste Zeitblöcke in deinem Kalender für deren Erledigung.
- Plane konzentrierte Arbeitsphasen gezielt ein und achte auf deine Energiezyklen – die produktivsten Stunden für anspruchsvolle Aufgaben nutzen, energieärmere Phasen für weniger fordernde Tätigkeiten reservieren.
- Halte dein Arbeitspensum realistisch, um Überlastung zu vermeiden und langfristig produktiv zu bleiben.
Arbeitslastmanagement: Das eigene Zeitbudget realistisch einschätzen
Ein oft übersehener Aspekt eines effektiven Aufgabenmanagements ist die realistische Einschätzung des eigenen Arbeitsvolumens. Eine einfache, aber wirkungsvolle Methode besteht darin, Aufgaben in “T-Shirt Größen” (S, M, L, XL) einzuteilen, um besser einzuschätzen, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen.
- Small (S): Schnelle Aufgaben, die weniger als 30 Minuten dauern (z. B. eine E-Mail beantworten oder einen Termin vereinbaren).
- Medium (M): Aufgaben mit einer Dauer von 30 Minuten bis 2 Stunden (z. B. ein kurzes Konzept schreiben oder eine Präsentation erstellen).
- Large (L): Umfassendere Tätigkeiten, die zwischen 2 und 4 Stunden beanspruchen, wie das Erstellen eines ausführlichen Berichts oder die Bearbeitung einer komplexeren Aufgabe.
- Extra Large (XL): Zeitintensive Aufgaben, die mehr als 4 Stunden oder sogar mehrere Tage in Anspruch nehmen (z. B. das Erstellen einer umfangreichen Analyse oder die Konzeption einer neuen Strategie).
Diese Methode hilft nicht nur bei der Priorisierung, sondern gibt auch eine realistische Einschätzung der verfügbaren Kapazitäten. Sie verhindert Überlastung, reduziert Stress und sorgt für eine effiziente Arbeitsweise. Nach einiger Zeit wird dieses System intuitiv, und du entwickelst ein besseres Gespür dafür, wie viel du an einem Tag, in einer Woche oder einem Monat realistisch schaffen kannst.
Das Fazit: Systeme über Werkzeuge stellen
Um wirklich produktiv zu sein, solltest du den Fokus auf ein durchdachtes System legen, anstatt immer nach der neuesten Anwendung zu suchen. Ein einfacher, strukturierter Ansatz umfasst:
- Eine Aufgabenliste, in der Prioritäten gesetzt und der Zeitaufwand (T-Shirt-Größen) geschätzt werden.
- Einen Kalender, um Zeiten für konzentrierte Arbeit festzulegen und die Kapazitäten realistisch zu planen.
- Die Disziplin, den Arbeitsaufwand zu begrenzen, damit du dich auf Wesentliches fokussierst, statt in einer Flut von gleichzeitig laufenden, oberflächlichen Aufgaben unterzugehen.
Durch die Anwendung dieser Prinzipien kannst du eine Überlastung mit digitalen Hilfsmitteln vermeiden, Stress reduzieren und langfristig produktiver arbeiten – ohne das Gefühl, ständig überfordert zu sein.
Checkliste
- Wähle digitale Helfer bewusst aus – sie sollten eine konkrete Herausforderung lösen und nicht nur zusätzliche Funktionen bieten, für die du eigentlich keinen Bedarf hast.
- Halte alle Aufgaben in einer strukturierten Liste fest, setze Prioritäten und schätze den Aufwand mit T-Shirt-Größen ein.
- Nutze realistische Zeiteinschätzungen, um Überforderung zu vermeiden und deine Planung zu verbessern.
- Plane feste Zeiten für fokussierte Arbeit und stelle sicher, dass Meetings mit produktiven Arbeitsphasen ausgeglichen sind.