Die Email Inbox befindet sich sicherlich unter den “Top Ten” der Stressfaktoren deiner digitalen Welt. Ein Haufen Newsletter stapeln sich im Eingang und machen es schwierig zu erkennen, welche der vielen Emails wann beantwortet werden muss. Noch schlimmer ist, dass die ganze Werbung in deiner Inbox dich davon abhält, die wichtigen Themen schnell zu erledigen, ohne wieder zwei Stunden auf der Webseite eines Onlinehändlers verbringen zu müssen, weil dieser dir wieder einmal einen satten Rabbatcode via Newsletter geschickt hat, der unbedingt noch bis morgen eingelöst werden soll … Natürlich hattest du nicht geplant, etwas bei dem Händler zu bestellen, aber hey, so ein gutes Angebot kannst du dir nicht entgehen lassen.
Nicht zuletzt sind deine persönlichen Email Accounts auch oft Accounts, die wichtige Daten über dich preisgeben, weil über diese Kalenderfunktionen, Kontakte und viele andere Accounts laufen. Daher solltest du deine Emails auch nicht leichtfertig überall preisgeben, sondern auch hier mit System vorgehen. Du siehst das Thema ist ein relativ umfangreiches und bedarf einiges an Sorgfalt im Umgang … fangen wir also an!
Unterscheide wofür du welchen Email Account nutzt
Im ersten Schritt solltest du unterscheiden, welchen Emailaccount du professionell nutzt, etwa als Angestellte oder Freelancerin. Diese Account musst du besonders gut schützen, weil dieser gerne genutzt wird, um deinem Unternehmen finanziell zu schaden. So kann eine Hackerin dich zum Beispiel dazu bringen, auf Links zu klicken, die Schadsoftware auf deine Maschine installieren, um damit dann an weitere sensible Informationen (wie Konto- oder Kundendaten) zu gelangen. Daher sei besonders sensibel und nutze deinen professionelle Email wirklich nur für deine direkte Arbeitstätigkeit und nicht für Social Media Accounts (auch “LinkedIn” ist Social Media… ). Und auch um Whitepaper oder ähnliches zu laden, gib nicht einfach deine professionelle Email preis, sondern nutze “Einweg-E-Mail” Dienste (wie “temp-mail.org”, oder andere) für das Generieren einer temporären Emailadresse, die nur dazu dient, sich bei Anfragen, wo es lediglich um eine einmalige Zusendung von Material geht oder Ähnliches nicht dazu verleiten zu lassen, deine professionelle Email zu nutzen.
Bei deinen privaten Email Accounts kannst du etwas freigiebiger sein, was das Teilen dieser Emailadressen angeht. Allerdings gilt auch hier, je mehr eine Email für Finanzdienstleistungen oder kritische Diensten, wie etwa für Gesundheitsservices genutzt wird, desto vorsichtiger solltest du sein, diese Email preiszugeben.
Außerhalb meines professionellen Lebens nutze ich daher folgende Kategorien für meine Email Accounts:
- “Verträge”: für Kontaktaufnahmen, bei denen ich keine professionelle Beziehung habe, aber über die unterschiedlichsten Verträge (Strom, Versicherungen, etc.) gemanagt werden
- “seriöse privat”: für Kontaktaufnahmen bei deinen ich keinen professionelle Beziehung habe und auch noch keinen Vertrag eingehe, aber wo zumindest mein richtiger Name bekannt ist (bei Bewerbungen, Anfragen bei öffentlichen Stellen, das digitale Kontakthalten mit bestehenden losen Kontakten außerhalb von Social Media und Messenger Diensten)
- “Social Media”: einen Email Account pro Social Media Plattform, welcher mir dabei hilft, Social Media Accounts leichter voneinander zu trennen und auch nur punktuell auf die Inhalte der Plattformen zugreifen zu müssen … Wenn man wenig Social Media affin ist, kann man auch eine einzige Email Adresse für all seine Social Media Accounts nutzen, aber hier braucht man einen besonderen Fokus auf die Sicherheit dieses Accounts
- “Newsletter”: Email Account für alle möglichen Newsletter, den ich möglichst nur einmal die Woche repliziere, um mich über Neuigkeiten meiner Lieblingsblogs, oder Inhalte anderer interessanter Webseiten zu informieren
- “Kalender”: Email Account für die Synchronisation aller meiner Termine
Synchronisationspunkte pro Email Account festlegen
Sicherlich nutzt du für deine Email bereits einen Email-Client auf deinem Rechner und vielleicht auch auf all deinen anderen mobilen Geräte … Wenn nicht, dann wird es Zeit, denn so hast du alle deine Email Accounts an einer Stelle griffbereit und kannst diese gemeinsam über eine Oberfläche steuern.
Die Gefahr ist jedoch, dass man die Emails, die aus “unwichtigen” Accounts eintrudeln, stärker priorisiert, als man sollte, weil alles gleich gewichtet nebeneinandersteht. Daher synchronisiere bitte deine Accounts je nach Wichtigkeit in unterschiedlichen Intervallen, damit du weniger oft mit neuen Newslettern konfrontiert wirst als mit Nachrichten deiner Bank.
Bei meinen Accounts habe ich folgende Synchronisierungszeiten:
- “Verträge” , “seriöse privat” und “Kalender” werden direkt repliziert, damit ich immer auf dem aktuellen Stand bin, wann ich Zeit dafür finde, meine Emails zu sichten (was du aber nicht mehr als drei Mal am Tag machen solltest, wenn du noch ein Leben abseits deiner Emails führen möchtest 😉
- “Social Media” und “Newsletter” replizieren bei mir einmal pro Woche. Ich schaue mir dann ein Mal am Wochenende an, ob etwas Spannendes oder Inspirierendes dabei war. Der Charme an dieser Methode ist, dass man einige “ limitierte Aktionsangebote” verpasst, weil leider der Aktionszeitraum abgelaufen ist. Aber so kommst du zumindest nicht in Versuchung, dir irgendeinen Quatsch zu kaufen, nur weil du 15 % Rabatt dafür bekommst … Das Gleiche gilt für Social Media, wobei es da weniger um limitierte Aktionsangebote, sondern eher um das schnelle Kommentieren von Trendthemen geht, die aber auch ohne deinen Kommentar auskommen, zumindest für eine Weile. Wenn du Social Media professionell nutzt (etwa Instagram als Vertriebsplattform, was meiner Meinung nach der Hauptzweck dieser Plattform ist), dann behandle diese Accounts auch mit entsprechender Priorität und replizier öfter. Allerdings sei hier besonders vorsichtig, dich nicht von deinen professionellen Zielen auf der Plattform abhalten zu lassen und zu viel Links und Rechts, ohne wirklichen Mehrwert zu browsen. Synchronisation ist auch das Stichwort, wenn du deine Emails auch auf deinen mobilen Geräten eingerichtet hast. Mach das möglichst nur mit den Accounts, die du täglich synchronisiert und nicht etwa mit Social Media und Newsletter-Accounts. Das hilft dir nicht mehr so viel in deine Emails aus Reflex zu schauen, weil all die bunten Newsletter Nachrichten und Social Media Updates nicht direkt zu dir durchkommen.
Damit hast du mindestens 50 % deiner verschwendeten Lebenszeit für Emails reduziert und es hilft dir evtl. auch, etwas kritischer damit umzugehen, welche Emails du dir wann anschauen solltest und welche Social Media Accounts und Newsletter dir überhaupt noch einen Mehrwert bringen und welche du getrost abmelden solltest.
Für die Pros: Richte dir eigenes Email Hosting und Email Weiterleitung ein
Die Arbeit mit unterschiedlichen Email Accounts für unterschiedliche Themen hilft dir auch dabei Email Accounts, die nur noch voller Spam sind und wo nur noch wenig inhaltlich interessantes bei rumkommt, auch mal ohne schlechtes Gewissen löschen zu können. Wenn du es aber Leid bist, deinen Email Client immer wieder neu konfigurieren zu müssen, kannst du auch eine zentrale Email nutzen, an die du alle deine Emails weitergeleitet. Das hat auch den Charme, dass man diese Email nicht preisgeben muss und diese Mail daher sehr resistent gegen Spammails ist. Natürlich bekommt sie weitergeleiteten Spam mit, aber diese kann man durch gezieltes Löschen von insbesondere Newsletter und Social Media Email Accounts gut in Schach halten. Ebenso hilft es bei der “Revision” von Emails, die du etwa aus deinem “Vertrags” Email Account erhältst. Denn der Emailanbieter, bei dem der Account läuft, könnte irgendwann einmal volllaufen und keine neuen Emails mehr archivieren können (so bereits einmal geschehen …). Dann kannst du getrost wichtige Emails, die du behalten musst, an einem zentralen Ort sammeln und dir einen neuen Account für deine Verträge anlegen und den alten mit der Zeit stilllegen. Natürlich musst du aufpassen, dass dieser Account nicht allzu voll läuft. Du kannst den auch so einrichten, dass Emails, die aus deinem Newsletter und Social Media Account nicht mit archiviert werden, sondern nur jene Emails, die aus dem “Verträge”-Account stammen. Wichtig hierbei ist nur, dass du insbesondere als Angestellte keine Emails einfach so an deinen privaten Email Account weiterleiten solltest, weil das nicht deine persönlichen Emails sind, sondern Emails die aus deinem Arbeitsverhältnis heraus deinem Arbeitgeber gehören und im Zweifel gegen dich verwendet werden können … Natürlich kannst und solltest du Dinge, die nur dich betreffen, wie Entgelt- oder Spesenabrechnungen auch privat archivieren, aber auf keinen Fall sensible Vertragsdokumente oder Kundenkommunikation!
Und jetzt viel Erfolg mit deinem Email-System und deiner neu gewonnen Zeit, die du nicht mehr mit Browsing von Newslettern oder Social Media Posts verbringen musst!
Checkliste:
- Identifiziere genutzte Email Accounts
- Lege Kategorien für Email Accounts fest
- Erstelle Email Account(s) pro Kategorie
- Prüfe Nutzung alter Email Accounts und statte ggf. “Kategorie fremde” Accounts mit neuer Email Adresse aus
- Lege Zeitpunkte für die Synchronisation pro Email Account fest und richte diese in deinem Email Client ein
- Melde alle ablenkenden Email Accounts von Email Clients alle deiner mobilen Geräte ab