Fast alle Anbieter von Email Diensten bieten gleichzeitig auch einen Kalenderdienst im Rahmen der Nutzung des Accounts an, was dir ermöglicht, diese Accounts auch als digitalen Kalender zu nutzen und verschiedene Accounts in einem Kalender-Client deiner Wahl zusammenzuführen, genauso, wie du es von deinen Emails her kennst.
So weit so bekannt. Allerdings nutzen viele von uns diese Kalenderfunktion nur im Rahmen ihres professionellen Email-Accounts effizient. Dagegen werden alle privaten Kalender nur stiefmütterlich genutzt, wenn überhaupt. Dabei kannst du nur profitieren, wenn du auch deine private Kalendernutzung professionalisierst. Beispielsweise nutze ich meine digitalen Kalender für folgende Zwecke:
- Private Termine mit anderen koordinieren
- Lang -, mittelfristige – und kurzfristige Planung persönlicher Termine
- Zeitmanagement, indem ich Zeiträume zwischen Terminen für bestimmte Aufgaben reserviere (“time boxing”)
- Übersicht über unterschiedliche Terminkategorien, als strategisches Planungswerkzeug für die Auswertung über die Effektivität meiner Zeitnutzung
Private Termine mit anderen koordinieren
Online Kalender eignen sich wunderbar um sich mit anderen Menschen zu koordinieren, genauso wie du es vielleicht von deiner professionellen Email Nutzung her kennst. Lade einfach die Person zu deinem Termin ein, indem du die Emailadresse im Termineintrag ergänzt. Und schon ist die Einladung auch im Kalender der anderen Person enthalten und keine vergisst mehr, dass ihr an dem Termin verabredet seid! Diese Funktion ist zwar bei der professionellen Nutzung sehr weit verbreitet, aber privat wird sie kaum gebraucht, auch wenn sie sehr nützlich ist und dir und deinen Mitmenschen das Leben enorm erleichtern kann. Allerdings muss man langsam anfangen die Funktion für den persönlichen Kontext zu nutzen, weil es bei einigen als “übergriffig” ankommen kann, wenn man ihnen Kalendereinladungen für einen Café- Besuch schickt… Am besten du hältst dich dafür an folgende Leitplanken:
- wenn ein Termin von “Außen” vorgegeben ist (z.B. Theater- oder Kinoticket, Reservierung für ein Restaurant, etc.) ist es meistens kein Problem, auch im privaten Kontext Termine einzustellen
- Zietblocker für längerfristige Planung von Terminen ist häufig auch in Ordnung, denn der Blocker ist nur eine Indikation für das Treffen und kann gut auf individuelle gegebenheiten angepasst werden
- für spontane Treffen oder Telefonate würde ich, wenn überhaupt, nur private Zeitblocker einstellen, aber nicht unbedingt anderen eine Einladung zu diesen Blockern schicken, denn das kann sehr schnell Kontrollsucht missverstanden werden
Lang -, mittelfristige – und kurzfristige Planung persönlicher Termine
Auch eine tolle Möglichkeit Kalender privat zu nutzen, ist die perspektivische Planung von lang- , mittel-, bis kurzfristigen Terminen und Zeiträumen. Das typische Beispiel dafür ist die Nutzung von Geburtstagskalendern, die dich jedes Jahr aufs Neue daran erinnern, rechtzeitig einen Kuchen zu backen oder zumindest Glückwünsche zu verschicken. Du kannst das Prinzip aber auf viele andere Bereiche adaptieren. Ich nutze beispielsweise einen Account, um Urlaube und Events, die ich besuchen will, vorauszuplanen. Ebenso habe ich einen Kalender-Account für die Planung privater Projekte, in denen ich jährlich Meilensteine eintrage und monatlich Zeiträume blocke, um bestimmte Themen abzuarbeiten. Wöchentlich schreibe ich dann konkrete Aufgaben für diese Termine. Für Arzt-, Handwerks-, oder andere Termine, die ich außerhalb meines professionellen Lebens koordinieren muss, nutze ich ebenfalls einen Kalender-Account. Nicht zuletzt habe ich noch einen Kalender-Account für sportliche Ziele, Meilensteine und Trainingseinheiten.
time boxing
Nicht zur Planung bestimmter Termine eignen sich Onlinekalender gut, sondern auch für die Planung von Zeitblöcken, um den Tag oder die Woche zwischen festen Terminen zu strukturieren. Diese Nutzung eignet sich nicht für alle, denn wie so oft bei der Planung der eigenen Zeit: es kommt immer etwas dazwischen… Und viele von uns sind dann sehr demotiviert, weil der verplante Zeitraum gar nicht für die geplante Aufgabe genutzt werden konnte. Daher sei bitte nicht zu streng zu dir selbst, falls du die “time boxing” Methode für dich ausprobieren willst. Ich persönlich plane sowohl meine Woche als auch meine Tage mit Zeitblöcken durch, welche alle jeweils einer Kategorie entsprechen, insbesondere damit wichtige Themen Platz in meinen täglichen Aufgaben finden und nicht durch dringende Aufgaben verdrängt werden. Dafür reserviere ich mir meistens morgens Zeit und versuche diese Zeiträume auch tatsächlich für die vorgesehenen strategischen Themen zu nutzen. Nachmittags bin ich dann etwas entspannter und plane mit etwas “Admin” Zeit für Emails oder Ähnliches ein, bin aber auch nicht komplett überfordert, wenn mal andere als die vorgesehenen Themen dazwischen kommen.
Auswertung über die Effektivität meiner Zeitnutzung
Und nicht zuletzt kann man diese unterschiedlichen Accounts auch für die strategische Auswertung der persönlichen Zeitnutzung verwenden. Man kann sich beispielsweise das Ziel setzen mehr mehr Sport zu machen (z.B. mindestens 3 Stunden die Woche) und jeden Monat checken, ob man dieses Ziel tatsächlich auch eingehalten hat, sowie für einen Monat oder wöchentlich vorausplanen, um so immer daran erinnert zu werden, dass man jetzt einen Zeitraum nur für dieses Ziel zur Verfügung hat. Auch diese Art der Nutzung bedarf viel Übung und sollte nicht zu streng, aber auch nicht allzu locker gehandhabt werden, um sich nicht unnötig zu demotivieren, wenn mal eine Aufgabe nicht so gelaufen ist, wie im Kalender geplant. Sei dann ehrlich zu dir, schreib in deinen Kalender, was du diesen Zeitraum sonst genutzt hast und warum die geplante Nutzung umpriorisiert werden musste. So lernst du mehr über deine Beweggründe, deine Ziele zu priorisieren, und kannst für die Zukunft lernen, weshalb beispielsweise einige Zeiträume vielleicht besser geeignet sind als andere, um Ziele zu verfolgen.
Checkliste:
- überlege dir für welche Aufgaben du von der Nutzung deines Onlinekalenders profitieren könntest ( z.B. “Lang -, mittelfristige – und kurzfristige Planung persönlicher Termine” und “Private Termine mit anderen koordinieren” )
- entscheide, mit welcher Aufgabe du starten möchtest und welche Aufgaben du danach ausprobieren willst
- Überlege dir welchen bestehenden Internet Account du für die Umsetzung dieses Ziels verwenden möchtest, oder ob du einen komplett neuen Account für diese Aufgabe anlegen musst
- probiere die Nutzung mindestens einen Monat lang aus, um zu sehen, ob sie dir einen Mehrwert bringt und falls ja, behalte sie bei oder adaptiere die Nutzung ein wenig, damit sie besser zu dir passt