„Kalender-Hacks“ mögen ein wenig nach Spielerei klingen, aber die Wahrheit ist: Kalender-Apps sind unglaublich leistungsstarke Werkzeuge – wenn man sie richtig nutzt. Falls du neu in diesem Thema bist, empfehle ich dir, zuerst meinen vorherigen Beitrag zu lesen, in dem ich erkläre, was dein Kalender alles für dich tun kann:Nutze deinen Online- Kalender endlich, wofür du ihn eigentlich brauchst!
In diesem Beitrag konzentrieren wir uns darauf, wie du deinen beruflichen Kalender so strukturierst, dass du mehr produktive Zeit für bedeutungsvolle Arbeit hast und unnötige Meetings minimierst.
Dein Kalender ist dein Verbündeter, nicht dein Feind
Es kann sich so anfühlen, als sei dein Kalender ein einziges Chaos aus aufeinanderfolgenden Meetings, die kaum Zeit für die eigentliche Arbeit lassen. Der entscheidende Perspektivwechsel ist jedoch: Du kontrollierst deinen Kalender – nicht umgekehrt. Du bist NICHT verpflichtet, jede Einladung zu einem Meeting automatisch anzunehmen. Indem du bewusst Zeit für fokussierte Arbeit reservierst, wird dein Kalender zu einem starken Verbündeten, der dir hilft, wichtige Dinge zu erledigen.
Der erste Schritt, um deinen Kalender für dich arbeiten zu lassen, ist das Reservieren von Zeit für deine wichtigsten Aufgaben. Das erfordert Priorisierung, denn realistisch betrachtet kannst du nicht jeden Punkt auf deiner To-do-Liste an einem einzigen Tag abarbeiten.
Prioritäten setzen und Zeitblöcke einplanen
Überprüfe täglich deine wichtigsten Aufgaben und reserviere ausreichend Zeit für sie in deinem Kalender. „Ausreichend“ bedeutet fast nie weniger als eine Stunde. Widerstehe der Versuchung, für komplexe Aufgaben nur 30 Minuten anzusetzen – du brauchst Zeit für konzentriertes Arbeiten und Pausen.
Das bedeutet nicht, dass du die Dauer jeder Aufgabe minutiös planen musst. Stattdessen solltest du Zeitblöcke für deine wichtigsten Arbeiten schaffen. Mit der Zeit wirst du immer besser einschätzen können, wie lange du für bestimmte Aufgaben benötigst. Gleichzeitig entwickelst du Disziplin, diese reservierten Zeitfenster zu schützen und unnötige Meetings abzulehnen.
Konzentrierte Arbeit und Routinearbeit in Balance bringen
Nicht alle Meetings sind schlecht – manche sind essenziell, um Dinge voranzutreiben. Doch zu viele Meetings verhindern konzentrierte, tiefgehende Arbeit.
Cal Newport, Autor von „Deep Work“, schlägt eine einfache, aber effektive Regel vor: Für jede Stunde, die du in Meetings verbringst, solltest du eine Stunde für ungestörte konzentrierte Arbeit reservieren.
Wenn du einen 8-Stunden-Tag hast, solltest du also maximal 4 Stunden für Meetings einplanen. Natürlich hängt das von deiner Rolle ab – wenn du im Vertrieb arbeitest, sind Kundengespräche möglicherweise deine produktivste Zeit, und dein Kalender sollte das widerspiegeln. Wichtig ist, dass deine Meetingzeiten mit deinen Prioritäten übereinstimmen – wenn ein Meeting einen wichtigen Beitrag zu deinen Zielen leistet, ist es produktiv.
Trotzdem gibt es in jeder Wissensarbeit administrative Aufgaben. Eine gute Faustregel ist, dass mindestens 4 Stunden deines Arbeitstages auf fokussierte, nicht-triviale Aufgaben entfallen sollten.
Deinen Arbeitstag sinnvoll strukturieren
Sobald du eine Vorstellung davon hast, wie viel Zeit du für konzentrierte Arbeit und Routinearbeit benötigst, kannst du deinen Kalender entsprechend organisieren.
Viele Menschen nutzen ihre produktivsten Morgenstunden für konzentrierte Arbeit und erledigen E-Mails oder administrative Aufgaben während des Mittagstiefs. Doch sei nicht zu starr – was wirklich zählt, ist, dass du deine Prioritäten schützt.
Ein häufiger Fehler beim Planen in Zeitblöcken ist, sich von Meeting-Einladungen überfordern zu lassen und in ein chaotisches, spontanes Arbeitssystem zurückzufallen. Statt jede Einladung anzunehmen, kannst du:
- Alternativzeiten vorschlagen, die besser in deinen Zeitplan passen.
- Nachfragen, ob deine Teilnahme wirklich erforderlich ist – manchmal reicht eine Aufzeichnung.
- Bei reinen Informationsmeetings die Aufzeichnung in doppelter Geschwindigkeit ansehen, anstatt live dabei zu sein.
Vergiss außerdem nicht, dass Meetings oft Vor- und Nachbereitungszeit erfordern. Viele Kalender-Apps bieten Funktionen oder Automatisierungen, mit denen du automatisch Zeitpuffer vor und nach Meetings blockieren kannst.
Ein Kalender-Profi werden
Indem du deine Aufgaben priorisierst und aktiv Zeitblöcke für sie reservierst, übernimmst du die Kontrolle über deinen Kalender, anstatt von ihm kontrolliert zu werden. Wenn du deine Meetings und Routinearbeit auf weniger als die Hälfte deines Arbeitstages reduzierst, bist du ein echter Kalender-Profi! Weniger als das ist meistens unrealistisch, wenn du in einem Team arbeitest.
Fange klein an, sei konsequent, und schon bald wird dein Kalender zu deinem besten Produktivitäts-Tool statt einer Stressquelle.
Checkliste
- Überprüfe täglich deine wichtigsten Aufgaben und reserviere ausreichend Zeit in deinem Kalender.
- Plane mindestens eine Stunde konzentrierte Arbeit für jede Stunde, die du in Meetings verbringst.
- Nutze deine produktivsten Stunden für konzentrierte Arbeit und erledige oberflächliche Aufgaben in weniger energiegeladenen Phasen.
- Lehne Meetings ab oder verschiebe sie, wenn sie nicht mit deinen Prioritäten übereinstimmen.
- Frage nach einer Aufzeichnung, falls deine Live-Teilnahme nicht zwingend erforderlich ist.
- Blockiere Zeitpuffer vor und nach Meetings für Vorbereitung und Nachbereitung.
- Beginne mit kleinen Zeitblöcken und werde nach und nach disziplinierter im Schutz deines Zeitplans.