Stell dir vor, du hättest all deine Ideen, Projekte und Pläne an einem zentralen Ort, jederzeit zugänglich und perfekt organisiert. Ein gut gepflegtes digitales Notizsystem kann genau das für dich tun und als echter Produktivitätsbooster wirken. In diesem Blogpost zeige ich dir, wie du dein eigenes Notizsystem aufsetzt und dabei effizient bleibst, ohne dich in den vielen Versprechungen neuer Apps zu verlieren.
Warum ist ein Notizsystem so wichtig?
Ein gut strukturiertes Notizsystem ist weit mehr als nur ein Ort, um Gedanken festzuhalten. Es kann dir helfen, deine Ideen klar zu ordnen und den Umsetzungsprozess deiner Projekte effektiv zu begleiten. Doch oft passiert es, dass man eine neue Notiz-App installiert, hochmotiviert beginnt, alles bisher Aufgeschriebene (Rezepte, Ideen, Links, die man speichern wollte) zu übertragen, und dann enttäuscht feststellt, dass die App nicht so gut funktioniert wie erhofft – sei es, weil sie schwer zu bedienen ist oder unterwegs nicht zugänglich. Dann bereut man schnell den ganzen Aufwand und kehrt zu chaotischen Sticky Notes auf dem Desktop oder zufällig herumliegenden Papier zurück.
Um das zu vermeiden und deine Notizen tatsächlich sinnvoll zu nutzen, stelle ich dir einige Tipps vor, wie du ein Notizsystem aufbauen kannst, das wirklich funktioniert.
Prinzipien für ein funktionierendes Notizsystem:
- Verwende nicht mehr als zwei Tools: Setze auf eine Kombination aus einem digitalen und einem analogen Tool. Das digitale Tool sollte idealerweise eine Web-App sein, auf die du von all deinen Geräten zugreifen kannst. Das analoge sollte klein genug sein, um es immer in der Tasche zu haben, für den Fall, dass du unterwegs kein Netz oder keine Batterie hast.
- Erfasse alles, was dir wichtig erscheint: Hierbei geht es vorallem darum, deinen Kopf freizuhalten. Ob es sich um eine Idee, einen Gedanken oder einen Link handelt – notiere es, sobald es dir wichtig erscheint. Dabei geht es nicht darum, alles sofort perfekt zu organisieren, sondern einfach, es festzuhalten.
- Schreibe direkt in das Notiztool, das du gerade zur Hand hast: Wann immer dir etwas einfällt, schreibe es direkt in das Tool, das du gerade zur Hand hast, ob digital oder analog. Wichtiger als die perfekte Organisation ist, dass du die Information nicht verlierst. Wenn du versuchst, deine Notizen sofort perfekt zu sortieren, verzettelst du dich schnell.
- Tägliches Organisieren: Am Ende des Tages (entweder am Ende deines Arbeitstags oder vor dem Schlafengehen) solltest du deine Notizen einmal durchgehen. Übertrage die relevanten Inhalte in dein digitales System. Das muss relativ schnell gehen, damit es dir nicht als lästige Pflicht erscheint, sondern eher als Möglichkeit, den Tag Revue passieren zu lassen und deinen Kopf zu sortieren. Nicht alle Notizen müssen übertragen werden – das dient auch als Qualitätscheck. Dieser Schritt schafft die Grundlage für deine digitale Wissensdatenbank und ist deshalb sehr wichtig. Damit du diese Wissensdatenbank effizient nutzen kannst und immer das was du suchst auch wiederfindest, empfehle ich dir dich am “PARA” System von Tiago Forte zu orientieren.
Nutze das PARA-System zur Organisation
Tiago Forte hat in seinem Buch „Building a Second Brain“ das sogenannte PARA-System entwickelt, das ich sehr hilfreich finde. Es teilt Informationen in vier Hauptkategorien auf: Projects, Areas (=Lebensbereiche), Ressources und Archives. Ich habe es jedoch etwas für mich abgewandelt, und die Kategorie “Ressources” durch die Kategorie “Misc” ersetzt:
- Projekte: Hier kommen alle Informationen rein, die einem konkreten Projekt zugeordnet werden können, wie z.B. ein Umzug, ein Jobwechsel oder die Planung einer Geburtstagsfeier. Es geht nicht darum, das Projekt hier zu bearbeiten, sondern die dazugehörigen Informationen an einem Ort zu bündeln, damit du alles schnell wiederfindest.
- Areas (Lebensbereiche): Hier landen langfristige Interessensbereiche wie Gesundheit, Finanzen oder persönliche Entwicklung. Diese Informationen sind nicht unbedingt projektgebunden, aber sie sind wichtig, um langfristig den Überblick zu behalten.
- Archives (Archiv): Abgeschlossene Projekte, die derzeit nicht relevant sind, aber in der Zukunft wieder aufgegriffen werden könnten, landen im Archiv. Zum Beispiel Informationen zu deiner alten Masterarbeit, die abgeschlossen ist, aber noch wertvolle Artikel und Informationen enthält, die für zukünftige Projekte nützlich sein könnten.
- Misc (Sonstiges): Diese Kategorie unterscheidet sich von Fortes System, da ich „Ressourcen“ nicht als eigenständige Kategorie nutze. Stattdessen ordne ich Artikel, Anleitungen und Ähnliches lieber direkt den jeweiligen Projekten zu. Der Bereich „Sonstiges“ dient mir als eine Art „Junk Drawer“ für alles, was momentan in keine andere Kategorie passt, aber dennoch bewahrenswert ist – sei es ein interessantes Zitat, eine witzige Erinnerung oder spontane Einfälle, die später vielleicht nützlich sein könnten.
Die Vorteile eines digitalen Notizsystems
Das Schöne an einem digitalen Notizsystem ist, dass du mit einer einfachen Suchfunktion („Strg + F“) schnell auf deinen Wissensschatz zugreifen kannst. So erkennst du im Laufe der Zeit, welche Themen dich wirklich interessieren und an welchen Projekten du weiterarbeiten möchtest. Diese Struktur hilft dir, fokussiert und effizient zu bleiben, ohne dass du in stressigen Momenten nach Informationen suchen musst.
Hierbei brauchst du nicht nach der neusten und featurereichsten Notizapp zu jagen, ein simples Textverarbeitungsprogramm, das online zugänglich ist (wie z.B. Google Docs oder Proton Drive), kann dir oft viel mehr nützen, als eine hochkomplexe App. Du hast nicht nur schnellen Zugriff auf deine wichtigsten Notizen, sondern sortierst deinen Kopf Schritt für Schritt.
Ein weiterer Vorteil digitaler Notizen ist die Möglichkeit, sie zu verschlüsseln. Dadurch kannst du sensible Informationen viel sicherer speichern als auf Papier. Achte darauf, deine Schlüssel sicher abzulegen, um wirklich von dieser Sicherheitsfunktion zu profitieren.
Fazit
Ein digitales Notizsystem kann ein mächtiges Werkzeug sein, um deine Gedanken zu ordnen und Projekte effizienter anzugehen. Indem du dich auf maximal zwei Tools beschränkst, wichtige Informationen konsequent erfasst und deine Notizen täglich organisierst, schaffst du dir ein System, das dir langfristig hilft, deinen Kopf frei zu halten und fokussiert zu bleiben. Versuche, dich nicht in der Vielzahl an verfügbaren Apps zu verlieren – Einfachheit und Konsistenz sind hier entscheidend. Wenn du diese Prinzipien befolgst, wirst du schnell feststellen, wie dein Notizsystem zum wertvollen Begleiter in deinem Alltag wird.
Checkliste:
- Wähle maximal zwei Tools aus, ich empfehle ein digitales ( z.B. ein Textverarbeitungsprogramm als Web-App) und ein analoges Notizbuch.
- Erfasse alle wichtigen Gedanken sofort – egal ob digital oder analog.
- Denke nicht zu viel über die perfekte Organisation beim erstmaligem Notireren nach – notiere Informationen, sobald sie dir wichtig erscheinen.
- Übertrage relevante Notizen am Ende des Tages in dein digitales System und ordne sie folgenden Kategorien zu: Projekte, Lebensbereiche, Archiv und Misc.
- Nutze einfache Tools und überkompliziere dein System nicht.
- Verschlüssele sensible Notizen für zusätzlichen Schutz.