E-Mails gehören für viele von uns zum Alltag – beruflich wie privat. Doch die Flut an Nachrichten kann überwältigend sein, und das Ziel einer „Zero-Inbox“ scheint oft unerreichbar. In diesem Blogpost zeige ich dir, wie du deinen professionellen E-Mail-Account so organisieren kannst, dass du den Überblick behältst und weniger gestresst bist.
Die “Zero-Inbox”-Suchtspirale durchbrechen
Viele von uns sind in der Gewohnheit gefangen, ständig neue E-Mails zu checken. Dies führt nicht nur zu Unterbrechungen, sondern auch zu Stress. In einem früheren Post habe ich bereits erklärt, wie du deine E-Mail-Konten so organisieren kannst, dass du nicht ständig in Versuchung gerätst, sie zu überprüfen. Das Ziel ist, die Synchronisation deiner Mails auf feste Zeiten zu beschränken und so weniger Ablenkung bei der Arbeit zu haben. (Hier geht’s zum Post: Organisier deine Email Inbox ein für allemal)
Wichtige und unwichtige Emailaccounts trennen
Nicht alle E-Mail-Konten verdienen die gleiche Aufmerksamkeit. Hier meine Strategie für weniger wichtige Accounts:
- Bestätigungen und Verträge sichern: Mails, die Bestellbestätigungen oder Vertragsinhalte enthalten, speichere ich als PDF ab. Der Rest bleibt einfach im Posteingang.
- Spam eindämmen: Wenn ein Konto zu viel Spam bekommt, stelle ich es still. Das bedeutet, ich richte eine neue E-Mail-Adresse ein, teile sie wichtigen Kontakten mit und entferne den alten Account aus meinem Mail-Client. Ich lösche Konten nur, wenn es sich um kostenpflichtige Dienste handelt.
So organisierst du deinen professionellen Account
Für wichtige E-Mail-Accounts habe ich ein minimalistisches System entwickelt, das effektiv und zeitsparend ist:
Viele nutzen umfangreiche Ordnerstrukturen, um E-Mails nach Kategorien abzulegen. Das klingt zwar organisiert, ist aber oft unnötig. Moderne Suchfunktionen in Mail-Clients sind so gut, dass sie die mühsame Ordnungsarbeit überflüssig machen, die du lieber auf deine Arbeit und nicht auf die Ordnung deiner Mails lenken solltest.
Mein System: Vier einfache Ordne
Die Ordner, mit denen ich arbeite, sind einfach und meist schon in deinem Mailclient voreingestellt:
- Eingang
- Archiv
- Gesendet
- Spam
Der Eingang als Aufgabenliste
Der Posteingang dient als zentraler „Aufgabeneingang“. Alle E-Mails werden hier innerhalb einer bestimmten Zeit bearbeitet – aber Achtung: Bearbeiten heißt nicht, jede E-Mail sofort zu beantworten. Mein Ziel ist es, E-Mail-Pingpong zu vermeiden. Stattdessen leite ich Aufgaben aus den E-Mails ab oder kläre offene Fragen direkt, z.B. per Telefon oder Messenger.
Erledigte E-Mails schiebe ich in den **Archivordner**. Dort bleiben sie als Referenz, falls sie später noch benötigt werden. Viele empfehlen, E-Mails nach der Bearbeitung zu löschen. Ich halte das für unnötig. Oft enthalten alte E-Mails nützliche Informationen, die erst im Nachhinein relevant werden könnten. Statt Energie darauf zu verschwenden, zu entscheiden, ob eine Mail wichtig ist, schiebe ich sie ins Archiv, denn heutzutage ist Email Speicherplatz günstig (jedenfalls günstiger als deine Zeit).
Spam-E-Mails sind allerdings eine Ausnahme, diese lösche ich konsequent (auch im Spamordner, denn dort könnte sich eine legitime Mail verirrt haben und alles was wirklich Spam darstellt, wird bei meiner regelmäßigen Überprüfung des Spamordners gelöscht) da sie Speicherplatz blockieren – auch wenn Speicher heutzutage kaum noch etwas kostet.
Fazit: Einfachheit spart Zeit
Ein minimalistisches E-Mail-System spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Der Schlüssel liegt darin, den Eingang als Aufgabenliste zu nutzen und alle bearbeiteten Mails ins Archiv zu verschieben. Verzichte auf komplexe Ordnersysteme – die Suchfunktion macht sie überflüssig.
Checkliste:
- Sichere wichtige Bestätigungen und Verträge als PDF, und stelle Spam-belastete Konten still.
- Nutze nur vier Ordner: Eingang, Archiv, Gesendet, Spam.
- Behandle den Posteingang wie eine Aufgabenliste und vermeide unnötiges „E-Mail-Pingpong“ bei Nachfragen zu den gesendeten Inhalten.
- Verschiebe erledigte E-Mails ins Archiv statt sie zu löschen.