Wenn du das Gefühl hast, dein Kalender kontrolliert dich – und nicht umgekehrt – bist du nicht allein. Viele Berufstätige stecken in einer Endlosschleife von Meetings, oft ohne klare Struktur, Ziel oder Ergebnis. Die Lösung liegt nicht nur in besserem Zeitmanagement – sondern in einem grundsätzlichen Umdenken: Weniger Meetings abhalten und die, an denen man teilnimmt, effizient und wirkungsvoll gestalten.
Die Grundphilosophie: Weniger, aber bessere Meetings
Nicht zu viele Meetings – das ist der wichtigste Ratschlag. Ständige Einladungen zu Meetings – insbesondere große, überfüllte Sitzungen, die lediglich der Informationsweitergabe dienen – sind oft eine Zeitverschwendung. Diese Sitzungen werden in der Regel aufgezeichnet, sodass es viel effektiver ist, sie später in doppelter Geschwindigkeit anzusehen und nur die relevanten Informationen herauszuziehen.
Um die Kontrolle über deine Zeit zurückzugewinnen, ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Meetings zu verstehen – und zu lernen, wie du strategisch mit ihnen umgehen kannst.
Meeting-Typen – und wie du mit ihnen umgehen solltest
Im beruflichen Kontext sind Meetings nicht alle gleich wertvoll. Hier ist ein Überblick über häufige Meeting-Typen, ihre tatsächliche Relevanz und mögliche Alternativen:
Kritische strategische Meetings
Zweck: Langfristige Ausrichtung, Abstimmung auf Führungsebene, Krisenbewältigung
Wichtigkeit: Hoch
Wann du sie auslassen kannst: Nur mit klarer Kommunikation und neuer Terminfindung
Alternative: Asynchrone Entscheidungs-Memos mit festen Fristen zur Rückmeldung
Entscheidungs- oder Freigabe-Meetings
Zweck: Projekte, Budgets und bereichsübergreifende Freigaben finalisieren
Wichtigkeit: Hoch
Wann du sie auslassen kannst: Selten empfehlenswert – aber Teilnehmerzahl und Dauer reduzieren
Alternative: Gemeinsame Dokumente mit Änderungsverfolgung, Kommentaren oder digitalen Freigaben
Planungs- & Koordinationsmeetings
Zweck: Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten abstimmen (z. B. Sprint-Planung)
Wichtigkeit: Mittel bis hoch
Wann du sie auslassen kannst: Risiko von Missverständnissen bei Verzicht
Alternative: Strukturierte schriftliche Updates; Tools wie Jira oder Asana zur Aufgabenverfolgung
1:1-Meetings
Zweck: Feedback, Mentoring, berufliche Weiterentwicklung und persönliche Unterstützung
Wichtigkeit: Mittel
Wann du sie auslassen kannst: Gelegentlich okay – aber langfristig kann Vertrauen verloren gehen
Alternative: Asynchrone Check-ins mit strukturierten Fragen oder flexible „Office Hours“
Informations- / Status-Updates
Zweck: Fortschritt, Risiken, Änderungen mitteilen
Wichtigkeit: Mittel
Wann du sie auslassen kannst: Risiko von Silos oder doppelter Arbeit
Alternative: Dashboards, Video-Updates oder schriftliche Zusammenfassungen/Newsletter
Brainstorming / Ideensammlungen
Zweck: Kreative Zusammenarbeit, Lösungsfindung
Wichtigkeit: Mittel
Wann du sie auslassen kannst: Möglicher Verlust vielfältiger Perspektiven
Alternative: Zeitlich begrenzte Beiträge in Tools wie Miro oder FigJam
Trainings & Onboarding
Zweck: Wissensaufbau und Einarbeitung neuer Teammitglieder
Wichtigkeit: Mittel
Wann du sie auslassen kannst: Risiko verminderter Produktivität bei neuen Mitarbeitenden
Alternative: Selbstlern-Kurse, Aufzeichnungen, Peer-Schattenarbeit
Soziale / Teambildungsmeetings
Zweck: Teamkultur und Beziehungen pflegen
Wichtigkeit: Niedrig bis mittel
Wann du sie auslassen kannst: Bei freiwilliger Teilnahme nicht immer erforderlich
Alternative: Asynchrone Rituale (z. B. „Kudos-Boards“), informelle virtuelle Räume
Wiederkehrende Meetings ohne klare Zielsetzung
Zweck: Oft Routine, ohne klare Agenda
Wichtigkeit: Niedrig
Wann du sie auslassen kannst: Häufig sinnvoll
Alternative: Absagen und neu bewerten; ggf. durch „Office Hours“ oder Quartals-Check-ins ersetzen
Best Practices für Meetings, an denen du wirklich teilnimmst
Sobald du die Anzahl der Meetings auf das Wesentliche reduziert hast, gilt es, jede Minute sinnvoll zu nutzen:
- Klare Agenda haben
Wenn du nicht selbst der Organisator bist, frage nach dem Hauptgrund deiner Einladung. Kläre, ob deine Teilnahme wirklich notwendig ist. - An der Agenda festhalten
Lass das Meeting nicht ausufern. Bei weiterem Gesprächsbedarf: Folge-Meeting mit nur den relevanten Personen ansetzen. - Jedes Meeting handlungsorientiert gestalten
Nutze eine Strukturvorlage.
Fokus auf wichtige Informationen und Entscheidungen.
Immer klare Folgeaufgaben definieren.
Kein ausführlicher Bericht nötig – aber alle sollten wissen, was als Nächstes zu tun ist. - Ergebnisse und To-Dos teilen und verfolgen
Schicke eine kurze Zusammenfassung – oder besser:
Poste sie in einem gemeinsamen Tool (z. B. Kanban-Board).
Regelmäßig den Fortschritt kontrollieren. - Aus ineffizienten Meetings lernen
Wenn du regelmäßig an Meetings teilnimmst, in denen:
– keine Ergebnisse dokumentiert werden,
– keine Folgeaktionen definiert werden,
– du keine klare Rolle hast …
… ist das ein starkes Signal, dass du künftig auf diese Meetings verzichten kannst. Nutze die Zeit für produktivere Aufgaben. - Eigene Rolle und Aufgaben klären
Bevor du ein Meeting verlässt, stelle sicher:
– Du weißt, was von dir erwartet wird.
– Du hast deine nächsten Schritte als To-Do notiert.
– Du hast die nötigen Fragen gestellt, um deinen Beitrag und den Kontext zu verstehen.
Fazit
Meetings werden nicht verschwinden – aber unnötige Meetings sollten es. Sei bewusst in deiner Teilnahme, und konsequent in der Durchführung. Reserviere deinen Kalender für Arbeit, die wirklich etwas bewegt – und wenn du ein Meeting betrittst, dann soll es auch etwas bewirken.
Checkliste
- Unnötige Besprechungen ablehnen – große Runden mit reiner Informationsweitergabe vermeiden (Aufzeichnung reicht oft).
- Art der Besprechung kennen – nur teilnehmen, wenn strategisch notwendig, entscheidungsrelevant oder wenn dein Beitrag unverzichtbar ist.
- Immer eine Tagesordnung verlangen – unklare Rollen vor Teilnahme klären.
- Besprechungen zielgerichtet führen – Struktur einhalten, konkrete Aufgaben festlegen, Ergebnisse dokumentieren.
- Ergebnisse effizient teilen – gemeinsame Arbeitsplattformen zur Nachverfolgung nutzen.
- Wiederkehrende Besprechungen prüfen – ohne klares Ziel oder Entwicklung besser streichen oder ersetzen.
- Eigene Aufgaben aktiv übernehmen – To-Dos notieren und Verantwortlichkeiten klären, bevor du gehst.