In der heutigen, schnelllebigen Welt ist es wichtiger denn je, die Vielzahl an Aufgaben im Blick zu behalten und unsere Zeit effizient zu managen. Durch die große Menge an digitalen Werkzeugen, die uns zur Verfügung stehen, um Aufgaben zu verwalten, scheint die Organisation unserer To-Do-Listen noch nie so einfach gewesen zu sein. Allerdings fühlte ich mich oft überwältigt von der enormen Auswahl an digitalen Lösungen zum Aufgabenmanagement und wurde daher häufig von der Komplexität, die ich mir selbst durch eine Vielzahl an Tools auferlegt hatte, ausgebremst.
Daher möchte ich in diesem Blogbeitrag praktische Tipps und Strategien vorschlagen, die euch helfen können, eure To-Do-Listen effektiver zu organisieren. Dabei spielen vier Prinzipien eine entscheidende Rolle:
- Verwende nicht mehr als zwei Tools (am besten eine digitale und eine analoge To-Do-Liste) und setze auf Einfachheit
- Erfasse wirklich alle deine Aufgaben, damit dein Kopf für andere Themen Platz hat
- Teile deine Aufgaben in Unteraufgaben, falls diese zu umfangreich werden und Kategorisiere sie nach Priorität
- Setze realistische Fristen für deine (Unter-) Aufgaben
Wähle deine Werkzeuge mit Bedacht
Der erste Schritt bei der Organisation deiner digitalen To-Do-Liste besteht darin, die richtigen Werkzeuge für deine Bedürfnisse auszuwählen. Es gibt zahlreiche Optionen zur Auswahl, von einfachen, analogen Notizen bis hin zu umfassender Projektmanagement-Software. Berücksichtige deine Vorlieben und Arbeitsabläufe. In der Regel funktionieren die einfachsten Optionen langfristig am besten und helfen dir dabei, dein System langfristig beizubehalten. Denn nichts lenkt mehr ab, als ständig das Aufgabenmanagement-System zu wechseln, Tools zu migrieren und so den Blick für das Wesentliche zu verlieren. Ich liebe es, meine Aufgaben mit Stift und Papier festzuhalten. Meine erste Wahl besteht daher darin, alle meine täglichen Aufgaben in meinem Notizbuch festzuhalten, das in die meisten meiner Taschen passt und daher leicht mit mir getragen werden kann. Allerdings hat eine handschriftliche To-Do-Liste einen großen Nachteil: Aufgaben von einem Tag können nicht so leicht auf einen anderen Tag übertragen werden, da der Prozess des Niederschreibens etwas mühsam ist. Bei genauerem Hinblick entpuppt sich dieser Nachteil jedoch in einen Vorteil, denn er hilft dir zu reflektieren, was wirklich wert ist, erneut aufgeschrieben zu werden. Ein weiterer Nachteil von handschriftlichen To-Do-Listen ist, dass die Aufgaben, Projekte und Verpflichtungen nicht so einfach umstrukturiert werden können wie mithilfe von digitalen Werkzeugen. Auch sind einige Aufgaben strategischer Natur und eignen sich nicht für operatives “Abarbeiten”. Vielmehr müssten sie in systematischer Weise erfasst und digital strukturiert werden, um zu einem späteren Zeitpunkt berücksichtigt zu werden. Daher verwende ich mein Notizbuch nur für operative Aufgaben und mache von digitalen Werkzeugen Gebrauch, um Aufgaben zu erfassen und digital zu strukturieren, die weniger dringend sind und später auf meiner handschriftlichen To-Do-Liste erscheinen sollen. Aber wie schon gesagt, bitte verkompliziert die Dinge nicht, indem ihr zu viele Werkzeuge parallel verwendet. Ich empfehle, nicht mehr als zwei Werkzeuge parallel zu verwenden und das gilt einschließlich handschriftlicher To-Do-Listen. Experimentiere daher mit einigen Werkzeugen, um diejenigen zu finden, die am besten zu dir passen. Bedenke jedoch, dass deine Werkzeugauswahl auch unterwegs verwendet werden können sollte, da das Leben nicht nur aus Aufgaben besteht, die sich von deinem Schreibtisch aus erledigen können. Achte also bei deiner Auswahl auf Cloud-Synchronisierung und Eignung für mobile Endgeräte.
Zweites Prinzip: Erfasse alle deine Aufgaben
Ein weiterer wichtiger Aspekt effektiver To-Do-Listen besteht darin, jede Aufgabe, Idee oder Verpflichtung festzuhalten, die dir in den Sinn kommt und seien sie noch so klein oder scheinbar unbedeutend. Denn unser Hirn kann nur eine begrenzte Menge an Informationen auf einmal verarbeiten (wie bereits in einem früheren Blog-Beitrag diskutiert https://digitaleordnung.com/nicht-kategorisiert-de/bring-ordnung-und-sicherheit-in-deine-dokumentenablage/ ). Und zu viele offene Enden in deinem Kopf führen nur zu Vergesslichkeit und zusätzlichem Stress. Daher, sobald dich eine neue Aufgabe erreicht, solltest du sie sofort in deine (digitale) To-Do-Liste aufnehmen. Dadurch schaffst du mentalen Freiraum und stellst sicher, dass du nichts vergisst. Natürlich könntest du dich hier auch komplett auf dein analoges Notizbuch verlassen, aber wie bereits besprochen, sind digitale Werkzeuge einfacher als Datenbank zu verwenden als Stift und Papier.
Drittes Prinzip: Kategorisieren, Aufteilen und Priorisieren
Das Erfassen all deiner To-Do’s und Verpflichtungen ist schon eine Herausforderung für sich, aber all deine Aufgaben auch tatsächlich umzusetzen, ist eine ganz andere Hausnummer. Daher ist das Setzen von Prioritäten entscheidend, um sich nicht zu überfordern und um sicherzustellen, dass du keine Zeit mit unwichtigen Aufgaben verschwendest. Verwende daher Kategorien wie “Hoch, Mittel und Niedrig”, Zahlen oder Buchstaben, um Dringlichkeit vom (Teil-) Aufgaben anzuzeigen. Darüber hinaus kannst du Aufgaben nach verschiedenen Aspekten deines Lebens kategorisieren, wie “persönlich”, “beruflich” oder anhand bestimmter Projekte. Bitte verkompliziere dies jedoch nicht. Ich versuche beispielsweise, meine To-Do’s nur dann nach Aufgabenart zu kategorisieren, wenn ich sie in meine digitale To-Do-Liste aufnehme. Wenn eine Aufgabe tatsächlich auf meiner operativen To-Do-Liste, meinem analogen Notizbuch, landet, ist mir nur wichtig, ob sie eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität hat. Wobei Kategorien mit niedriger Priorität eher als “Füll-Aufgaben” verwendet werden sollten und weniger als Fokusaufgaben. Nicht zuletzt neigen viele von uns (mich eingeschlossen) dazu, zu große und nicht zu bewältigende Aufgaben als unsere täglichen Fokusaufgaben zu setzen. Das kann sehr entmutigend sein, weil solche großen Aufgaben unmöglich an einem Tag abgeschlossen werden können. Um dem entgegenzuwirken, überlege dir daher immer, wie viel Zeit du ungefähr benötigst, um Aufgaben abzuschließen. Zerlege komplexe Aufgaben in kleinere, überschaubare Teilaufgaben, wenn sie länger als zwei Stunden dauern. Dieser Ansatz liefert nicht nur einen klaren Überblick, sondern schafft auch ein Gefühl des Fortschritts, wenn du täglich deine abgeschlossenen Teilaufgaben abhaken kannst. Die Zwei-Stunden-Regel ist natürlich nur eine grobe Richtlinie, aber mehr als 6 Stunden konzentrierte Arbeit pro Tag sind für die meisten von uns sehr ambitioniert und nicht sonderlich realistisch. Idealerweise sollte deine operative To-Do-Liste nicht mehr Aufgaben enthalten, als du realistischerweise an einem Tag abarbeiten kannst.
Viertes Prinzip: Setze Deadlines
Das Setzen von Deadlines für deine Aufgaben schafft ein Gefühl der Dringlichkeit und erhöht deine Rechenschaftspflicht. Sei jedoch realistisch bei der Festlegung von Fristen und berücksichtige dabei die Komplexität, die ungefähre Dauer und die tatsächliche Dringlichkeit jeder Aufgabe. Selbstverständlich solltest du diese Fristen regelmäßig aktualisieren, wenn sich Prioritäten ändern, um eine dynamische und flexible Arbeitsweise zuzulassen. Aber wie immer gilt hier Relevanz vor Dringlichkeit, denn viele vermeintlich dringenden Themen lösen sich relativ schnell wieder auf. Wichtige Themen hingegen lassen sich relativ oft schieben, werden aber um so schwerwiegender mit der Zeit, sofern es tatsächlich wichtige Themen sind.
Zu guter Letzt – Halte deine To-Do-Liste aktuell
Um sicherzustellen, dass dein To-Do-System effektiv bleibt, solltest du es zur Gewohnheit machen, es regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Nehme dir daher jeden Tag und jede Woche etwas Zeit, um deinen Fortschritt zu bewerten, Aufgaben neu zu priorisieren und neue Aufgaben hinzuzufügen. Ich schaue jeden Abend sowohl auf meine digitale To-Do-Liste und in mein analoges Notizbuch und plane so meine Aufgaben für den nächsten Tag. Genauso plane ich wöchentlich meine wöchentlichen und einmal im Monat meine monatlichen To-dos, was mir hilft, mich vom operativen Tagesgeschäft zu lösen. Dieses Vorgehen versetzt mich in einen strategischen Modus und hilft mir, mich mehr auf meine Ziele zu konzentrieren, was letztendlich auch in meiner täglichen To-Do-Liste zum Ausdruck kommt, indem ich mich weniger mit unwichtigen Aufgaben auseinander setze.
Nutze diese Strategien und passe sie an deine eigenen Vorlieben und Verpflichtungen an, denn der Schlüssel liegt darin, ein System zu finden, das für dich funktioniert, und es dir ermöglicht, konsequent dranzubleiben.
Checkliste:
- Wähle nicht mehr als zwei To-Do-Listen-Tools aus, die idealerweise auch unterwegs funktionieren und experimentiere, um die besten Optionen für deine Bedürfnisse zu finden.
- Erfasse alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen, die dir in den Sinn kommen, um nichts zu vergessen und deinen Kopf für kreative Arbeit frei zu machen.
- Ordne deine Aufgaben nach Dringlichkeit und gegebenenfalls anderen Kategorien
- Teile komplexe Aufgaben in kleinere, überschaubare Unteraufgaben.
- Setze realistische Fristen für deine Aufgaben, um ein Gefühl der Dringlichkeit und Verbindlichkeit zu schaffen.
- Überprüfe und aktualisiere regelmäßig deine To-Do-Liste, um auf Kurs zu bleiben und dich an veränderte Prioritäten anzupassen.